Wat een e-factuur wél is
Een e-factuur is geen pdf en ook geen mooi opgemaakt bestand. Het is een gestructureerd document — in de praktijk een XML-bestand volgens de UBL-standaard — waarin elk gegeven zijn eigen plek heeft: factuurnummer, datum, elke regel met aantal en tarief, de btw per tarief, je IBAN en het betalingskenmerk.
Dat verschil zit hem niet in de opmaak maar in wie het leest. Een pdf gaat langs een mens; een e-factuur gaat rechtstreeks de boekhouding van je klant in. Daar zit ook de reden dat er standaarden voor bestaan: als iedereen zijn eigen indeling verzint, kan de ontvanger er alsnog niets mee.
De standaard die in Nederland geldt heet Peppol BIS Billing 3.0, met een Nederlandse invulling die NLCIUS heet. Beide bouwen op de Europese norm EN 16931. Vraagt een klant of een inkoopportaal om “een e-factuur”, dan is dit vrijwel altijd wat er bedoeld wordt.
Wat Freeliq Boekhouding er vandaag mee doet
Bij een verkoopfactuur in Freeliq Boekhouding hoort naast de pdf met je logo een e-factuur: UBL volgens Peppol BIS Billing 3.0 met NLCIUS, opgebouwd uit dezelfde regels en dezelfde btw als de pdf. Verstuur je de factuur per mail, dan gaan beide als bijlage mee: dezelfde mail, dezelfde ontvanger, maar zijn boekhouding kan hem inlezen in plaats van overtypen.
Wat je hebt verstuurd, wordt bewaard bij je documenten. Dát is het exemplaar dat je klant heeft gekregen, en daar ligt de bewaarplicht op.
Factureer je uit uren, dan verandert daar niets aan: goedgekeurde uren uit de Uren-module worden een conceptfactuur in Boekhouding, en die gaat de deur uit als elke andere factuur — zie uren factureren.
En wat er nog niet is
Bezorging over het Peppol-netwerk zelf zit er nog niet in. Peppol is een netwerk waarop je je aanmeldt met een identificatie, waarna je facturen rechtstreeks bij de ontvanger aankomen zonder dat er een mailbox aan te pas komt. Daar is een aangesloten dienstverlener voor nodig, en die aansluiting heeft Freeliq nog niet.
We noemen daarom geen datum en beloven geen beschikbaarheid: wat er niet is, staat hier niet als bijna.
Wat je vandaag hebt is het bestand zelf. Dat is genoeg voor verreweg de meeste gevallen: een klant die om een e-factuur vraagt, wil in de regel een geldig UBL-bestand dat zijn boekhouding accepteert — per mail of via zijn eigen portaal.
België is vandaag de enige met haast
Heb je Belgische zakelijke klanten, dan is dit geen toekomstverhaal. België kent sinds 1 januari 2026 een verplichting voor e-facturatie tussen ondernemers. Een Belgische opdrachtgever is dus de klant die er nú om vraagt.
Freeliq leidt de Peppol-identificatie af uit gegevens die je toch al invult, en kent daarbij Nederland en België: een KvK-nummer, een Nederlands btw-nummer of een Belgisch btw-nummer. Een verkeerde code levert een factuur op die bij de verkeerde partij aankomt, of nergens.
En Nederland?
Daar is het beeld minder stellig dan de koppen doen vermoeden. Wat vaststaat: de Europese ViDA-regels maken e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-prestaties binnen de EU verplicht per 1 juli 2030.
Voor binnenlandse facturen ligt er een advies en geen wet. EY onderzocht het in opdracht van het ministerie van Financiën en adviseerde een binnenlandse B2B-verplichting per 1 januari 2030, met Peppol als infrastructuur en een internetconsultatie in het vierde kwartaal van 2026.
En in datzelfde advies staat iets wat je bijna nergens terugleest: EY geeft in overweging om kleine ondernemers uit te zonderen — onder meer ondernemers in de kleineondernemersregeling en ondernemers die vrijwel alleen aan particulieren leveren. Voor een deel van de ondernemers komt die verplichting er dus misschien helemaal niet.
Daarom verkopen we dit niet met een deadline. Of jij straks moet, weet niemand vandaag. Wat je wél kunt regelen is dat je er klaar voor bent: een klant die morgen om een e-factuur vraagt, krijgt er een. Hoe de btw van je facturen daarna in de aangifte landt staat op btw-kwartaal voorbereiden.
Wat er in moet, en wat niet kan
Een e-factuur is strenger dan een pdf. Wat op papier mag ontbreken, weigert een ontvangende boekhouding. Freeliq controleert dat vooraf en noemt alles wat er nog mist in één melding, in plaats van je drie keer achter elkaar op een nieuw veld te wijzen. Nodig zijn:
- Je bedrijfsnaam en een volledig adres: straat, postcode en plaats.
- Een geldig IBAN. Een e-factuur draagt je rekeningnummer als gestructureerd gegeven, niet als zinnetje onderaan.
- De naam en het adres van je klant, plus zijn KvK-nummer, btw-nummer of e-mailadres.
- Een btw-code op elke regel.
- Bij een creditnota het nummer van de factuur die je crediteert; de Nederlandse regels eisen dat.
Eén ding kan niet: een factuur onder de margeregeling. Peppol BIS Billing kent er geen categorie voor, en hem als 0% versturen zou een onjuiste factuur opleveren. Zo'n factuur gaat als pdf.
En een detail waar het in de praktijk op stukloopt: de btw op de e-factuur hoort met exact dezelfde berekening bepaald te zijn als het totaal op je pdf. Twee losse berekeningen kunnen een cent uiteenlopen, en daar weigert een ontvangende boekhouding een e-factuur op.
Veelgestelde vragen
Nee. Een pdf is een afbeelding van een factuur; een e-factuur is een gestructureerd bestand dat een boekhouding zelf kan inlezen. Dat een pdf per e-mail gaat, maakt hem niet elektronisch in deze betekenis.
Alleen als een klant erom vraagt — en dat gebeurt vooral bij overheden, grotere inkooporganisaties en sinds begin 2026 bij Belgische zakelijke klanten. Voor Nederlandse binnenlandse facturen ligt er een advies aan het kabinet, geen verplichting.
Nog niet. Het bestand is er, de bezorging over het netwerk niet — daar is een aangesloten dienstverlener voor nodig. We noemen daar geen datum bij. Vandaag gaat de e-factuur als bijlage bij je factuurmail.
Dan verandert er niets. De pdf zit altijd in dezelfde mail; de e-factuur is een extra bijlage. Een klant die er niets mee doet, merkt er niets van.
Ja. Een factuur uit goedgekeurde uren is in Freeliq Boekhouding een gewone verkoopfactuur, met dezelfde pdf en dezelfde e-factuur. De urenstaat kan als bijlage mee.