Uren factureren als zzp'er

Van gewerkte uren naar een verstuurde factuur

1. Vastleggen. Op de dag zelf, per opdracht, met een omschrijving.
2. Periode afsluiten. Bepaal wat er op deze factuur gaat: een week, een maand, of een afgerond project.
3. Nalopen. Dubbele registraties eruit, vergeten dagen erbij, en apart zetten wat niet factureerbaar is.
4. Laten goedkeuren. Stuur de urenstaat naar je opdrachtgever en laat hem aftekenen.
5. Factureren. Goedgekeurde uren worden factuurregels, doorbelaste kosten komen erbij.
6. Doorboeken. De factuur landt in je boekhouding, zodat je omzet en btw kloppen.

Stap 4 is de enige die je niet in je eentje kunt doen, en precies daar loopt het vast. De rest is administratie; dit is een afspraak met iemand anders.

Wat je per opdracht vastlegt

Factureerbare uren moet je kunnen herleiden. Per registratie:

• Datum en duur, of begin- en eindtijd
• Welke opdrachtgever, en welk project of welke taak
• Een korte omschrijving van het werk
• Welk tarief geldt, als je er meer dan één hebt
• Of het factureerbaar is

Achteraf reconstrueren uit je agenda werkt zelden. Je schat structureel te laag in, en je omschrijvingen zijn te vaag om te verdedigen als er een vraag over komt. Op de dag zelf vastleggen kost minder tijd en levert een betere factuur — en het is ook wat je nodig hebt als je het urencriterium moet aantonen.

Uren laten goedkeuren voor je factureert

Bij detachering, bouw, techniek en werk via een bureau is een afgetekende urenstaat een voorwaarde: geen goedkeuring, geen betaling. Maar ook zonder die eis is het slim. Een factuur die pas ter discussie komt als hij verstuurd is, wordt te laat betaald.

In Freeliq stuur je de urenstaat per mail; je opdrachtgever keurt goed door te antwoorden of via een beveiligde link. Hij heeft daar geen account voor nodig. Wat er precies bij komt kijken staat op de pagina over een urenstaat laten goedkeuren door je opdrachtgever.

Daarna factureer je precies wat is goedgekeurd, zonder over te typen. Keurt je klant een deel af, dan blijft alleen dat deel liggen en factureer je de rest gewoon.

Wat er op de factuur moet staan

Dit is geen kwestie van smaak: de Belastingdienst stelt eisen aan je factuur voor je btw-administratie. Op een gewone factuur aan een Nederlandse zakelijke klant hoort:

• Je volledige naam en die van je opdrachtgever
• Je volledige adres en dat van je opdrachtgever
• Je btw-identificatienummer
• Je KVK-nummer, als je bij de KVK staat ingeschreven
• De datum waarop je de factuur uitreikt
• Een factuurnummer
• Welke dienst je hebt geleverd, en hoeveel
• De datum waarop je die dienst hebt geleverd
• Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
• Het btw-tarief dat van toepassing is
• Het btw-bedrag

Voor kleine facturen tot honderd euro inclusief btw en voor buitenlandse transacties gelden afwijkende eisen. Die staan hieronder bij de bron; ik vat ze hier niet samen, want halve fiscale regels zijn erger dan geen.

En de urenspecificatie?

Die is niet verplicht, maar hij scheelt vragen. Eén regel "40 uur × € 85" is formeel genoeg; wie erop kan doorklikken naar welke dag welk werk was, krijgt zelden een mail terug. Freeliq stuurt de goedgekeurde urenstaat daarom als bijlage mee met de factuur, naast de pdf van de factuur zelf.

Kilometers en andere kosten doorbelasten

Reiskosten die je met je klant hebt afgesproken zet je als aparte regel op dezelfde factuur. Welk bedrag per kilometer je doorbelast is een afspraak tussen jullie — dat staat los van wat je fiscaal mag aftrekken. Dat onderscheid, en wat je per rit vastlegt, staat op de pagina over kilometerregistratie voor zzp'ers.

En dan naar je boekhouding

De factuur hoort daarna in je administratie te landen, niet in een map op je bureaublad. Freeliq zet hem door naar Moneybird of Exact Online, met het goedkeuringsbewijs eraan vast. Je blijft je boekhouding dus gewoon doen waar je hem al deed — Freeliq is geen boekhoudpakket en doet geen aangifte.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn uren laten goedkeuren voordat ik mag factureren?

Wettelijk niet. In je contract vaak wel: bij bureaus en detachering is een afgetekende urenstaat meestal de voorwaarde voor betaling. Bij vaste klanten die op vertrouwen werken kun je die stap overslaan.

Per week, per maand of per project factureren?

Wat je hebt afgesproken, en anders per maand. Korter factureren is beter voor je cashflow, maar kost elke keer dezelfde ronde langs je opdrachtgever.

Wat doe ik met niet-factureerbare uren?

Toch vastleggen. Ze horen niet op de factuur, maar ze tellen wel mee voor het urencriterium, en je ziet er aan het eind van het jaar aan hoeveel onbetaalde tijd een opdracht werkelijk kostte.

Kan ik meerdere uurtarieven op één factuur zetten?

Ja. Je koppelt een tarief aan de opdracht en desgewenst aan een werksoort — overleg rekent dan anders af dan uitvoerend werk — en elke soort krijgt zijn eigen regel.