Je btw-kwartaal voorbereiden

Wat er in welk vakje hoort

De aangifte omzetbelasting begint bij vier vakjes voor je omzet en eindigt bij drie voor het saldo. Dit zijn ze, met de omschrijving die op het formulier staat:

Voor de meeste zzp'ers vult 1a zich met vrijwel alles en blijven 1b en 1c leeg. Werk je voor een buitenlandse zakelijke klant of verleg je de btw, dan is 1e het vakje waar dat in landt — en dan hoort er ook een opgaaf intracommunautaire prestaties bij, die buiten deze pagina valt.

Waar de bedragen vandaan komen

Freeliq kent twee bronnen en gebruikt er altijd precies één. Heb je een boekhoudkoppeling — Moneybird of Exact Online — dan komen de cijfers daaruit en wint die bron, ook als je eigen facturen iets anders zeggen. Heb je die koppeling niet, dan komen ze uit je eigen facturen in Freeliq.

Nooit allebei tegelijk: twee waarheden over hetzelfde bedrag is er één te veel. Boven het blad staat daarom welke bron het heeft gevuld, zodat je nooit hoeft te raden waar een getal vandaan komt. Het scherm en de knop zijn in beide gevallen dezelfde.

Die voorrang is geen technisch detail maar de grens van het product. Je boekhouding is de bron van waarheid over geld; Freeliq is de bron van waarheid over je uren. Zodra die twee iets anders zeggen over een factuur, wint de boekhouding.

Wat Freeliq niet weet — en dat ook zegt

Een voorbereiding die stil doet alsof ze compleet is, is gevaarlijker dan geen voorbereiding. Op vijf punten zet Freeliq daarom een waarschuwing op het blad in plaats van een getal:

• Voorbelasting zonder koppeling. Heb je geen boekhoudkoppeling, dan kent Freeliq je inkoopfacturen niet. Dan staat er bij 5b niet nul maar onbekend, en blijft 5c leeg — want 5a min een plaatshouder-nul is geen saldo, maar je verschuldigde btw met een ander etiket erop.
• Facturen waarvan het tarief niet af te leiden is. Uit een boekhoudkoppeling komen alleen bedragen, geen percentages. Staan er twee tarieven op één factuur, dan past het afgeleide percentage op geen enkel Nederlands tarief. Die factuur krijgt een eigen regel “niet in te delen”: de btw telt gewoon mee in 5a, de rubriek kies je zelf.
• Margeregeling. Op een margefactuur staat geen btw, maar over de winstmarge moet je wel afdragen. Dat bedrag staat apart op het blad, met de opmerking dat het in 1a hoort met de marge als omzet. Die grondslag rekent Freeliq bewust niet uit: bij de globalisatiemethode lopen negatieve marges door naar het volgende kwartaal.
• Vrijgestelde omzet. Die staat buiten de rubrieken, met uitleg erbij. Vrijgestelde omzet is niet belást, terwijl 1e gaat over omzet die dat wél is (tegen 0%) of die bij je afnemer belast is. Ze op één hoop gooien zet omzet in een vakje waar de Belastingdienst hem niet verwacht.
• Facturen die ergens anders leven. Staan er facturen in een boekhouding die niet gekoppeld is, dan telt Freeliq ze niet mee en zegt erbij hoeveel het er zijn. Beter een zichtbaar gat dan een sluitend totaal dat niet klopt.

En val je onder de kleineondernemersregeling of doe je vrijgesteld werk, dan doe je geen btw-aangifte. Freeliq toont dan geen vier lege rubrieken — die zouden het tegendeel suggereren — maar zegt gewoon dat er niets voor te bereiden valt.

Het blad zelf

Je kiest een jaar en een kwartaal en krijgt één blad met de rubrieken, de bedragen en de bron erboven. Terugkijken kan tot zeven jaar terug — verder gaat de bewaarplicht niet, en verder terug is er ook geen bron meer.

Er zit een afdrukknop op. Dat klinkt ouderwets en is precies de bedoeling: het formulier van de Belastingdienst vul je in een andere tab in, en één blad naast je toetsenbord werkt beter dan heen en weer klikken. Op de afdruk vallen de kiezer en de knop weg, want een knop op papier doet niets.

Voorbereiding, geen aangifte

Het scherm zegt het zelf, en het staat er altijd bij — ook als alle cijfers uit je boekhouding komen: dit is een voorbereiding, geen aangifte. Freeliq stuurt niets door en controleert niets. Je neemt de bedragen over en kijkt ze na voordat je ze invult.

Aangifte doe je bij de Belastingdienst, en of de bedragen kloppen blijft jouw verantwoordelijkheid — of die van je boekhouder. Freeliq is een urenregistratie die je facturen kent, geen boekhoudpakket. Die grens moet zichtbaar blijven, want een tool die doet alsof hij je aangifte af heeft, is een tool waar je te laat achter komt dat hij iets miste.

Veelgestelde vragen

Doet Freeliq mijn btw-aangifte?

Nee. Freeliq zet de bedragen per rubriek klaar zodat je ze kunt overnemen. Er gaat niets naar de Belastingdienst en er wordt niets gecontroleerd; het invullen en indienen doe je zelf.

Heb ik hier een boekhoudkoppeling voor nodig?

Nee. Zonder koppeling worden de cijfers uit je eigen facturen in Freeliq opgebouwd. Wat je dan mist is de voorbelasting: zonder inkoopadministratie kent Freeliq je kosten niet, dus 5b staat op onbekend en 5c blijft leeg.

Wat als mijn boekhouding iets anders zegt dan Freeliq?

Dan wint de boekhouding, en dat is ook wat je op het blad ziet: staat er een koppeling, dan komen alle bedragen daaruit en telt Freeliq zijn eigen facturen niet apart mee. Je boekhouding is de bron van waarheid over geld.

Kan ik een ouder kwartaal terugkijken?

Ja, tot zeven jaar terug — dezelfde termijn als de bewaarplicht. Je kiest jaar en kwartaal boven het blad; het wordt telkens opnieuw opgebouwd uit de bron, niet uit een opgeslagen kopie.

Tellen mijn uren hierin mee?

Alleen via je facturen. Uren zijn pas omzet als ze gefactureerd zijn, dus wat nog op je urenstaat staat komt hier niet in voor. Hoe je van uren naar factuur komt staat op uren factureren.