Urenregistratie als je via een bureau werkt
Werk je via een intermediair, dan heb je niet één opdrachtgever maar twee: degene voor wie je het werk doet, en degene die je betaalt. Dat verandert je administratie meer dan je zou denken — want de partij die tekent is niet de partij die overmaakt.
Waarom dit anders werkt dan bij een directe klant
Bij een directe opdracht stuur je een factuur en die wordt betaald. Loopt het via een bureau, dan komt er een schakel bij: de eindklant keurt je uren goed, het bureau verwerkt die goedkeuring, en pas daarna ontstaat er een betaling. Elke stap die niet klopt, kost je een ronde.
Dat is meestal geen onwil. Een inkoopadministratie kan een factuur simpelweg niet goedkeuren als het kenmerk ontbreekt of de urenstaat er niet bij zit. Het systeem laat het niet toe, en dan blijft jouw geld staan tot iemand er tijd voor maakt.
Wat een bureau doorgaans van je vraagt
| De eis | Waarom die er is |
|---|---|
| Een kenmerk of PO-nummer | De administratie van het bureau koppelt jouw factuur aan hun inkooporder. Ontbreekt het, dan blijft de factuur liggen. |
| Een afgetekende urenstaat | Zonder akkoord van de eindklant betaalt het bureau niet, hoe onbetwist je uren ook zijn. |
| Aanleveren binnen een termijn | Te laat ingediend betekent meestal een betaalronde later — soms een maand. |
| Uren per dag, niet per week | Een totaal van 38 uur is niet controleerbaar. Per dag met omschrijving wel. |
Wat er precies gevraagd wordt verschilt per bureau en staat in je overeenkomst. De vorm verschilt, de strekking niet: aantoonbaar, herleidbaar en op tijd.
Wie tekent er eigenlijk?
Dat is de vraag die je aan het begin van een opdracht wilt stellen, niet aan het eind van de eerste maand. Er zijn drie gangbare varianten:
- De eindklant tekent, het bureau factureert. Meest voorkomend. Jouw urenstaat gaat naar je contactpersoon op de werkvloer; het bureau ziet de goedkeuring.
- Het bureau tekent zelf. Komt voor bij langere detacheringen met vaste uren. Dan is de eindklant helemaal geen partij in jouw administratie.
- Allebei. De eindklant inhoudelijk, het bureau formeel. Dan wil je één urenstaat die naar twee adressen gaat, niet twee losse documenten die uit elkaar lopen.
In Freeliq stel je per opdracht in wie de urenstaat krijgt. Bij die derde variant gaat hetzelfde document met hetzelfde kenmerk naar beide partijen, zodat er geen twee versies ontstaan die je later naast elkaar moet leggen.
Het kenmerk is het hele verhaal
Van alle dingen die misgaan bij bureauwerk is dit de meest voorkomende, en de saaiste: een factuur zonder het juiste nummer erop. Je urenstaat is goedgekeurd, je werk staat niet ter discussie, en toch gebeurt er niets — want de inkoopadministratie kan hem nergens aan hangen.
Freeliq zet daarom een eigen kenmerk op elke urenstaat, en het PO-nummer dat je bij de opdracht vastlegt komt terug op de factuur. Stuurt Freeliq een herinnering omdat er niet is getekend, dan gaat dezelfde urenstaat opnieuw met hetzelfde kenmerk — geen tweede document dat lijkt op het eerste en waarvan niemand meer weet welke de goede was.
Vraagt je bureau om extra velden op de urenstaat — een projectcode, een afdeling, een kostenplaats — dan leg je die per opdracht vast en komen ze automatisch mee.
De route van uur tot betaling
- Je schrijft je uren per dag, met een omschrijving die iemand anders kan volgen.
- Aan het eind van de periode dien je in; er ontstaat één urenstaat met kenmerk.
- Die gaat naar de tekenbevoegde — eindklant, bureau of allebei.
- Hij keurt goed via een antwoord op de mail of een beveiligde link, zonder account.
- Je factureert de goedgekeurde uren, met het PO-nummer en de specificatie erbij.
- De factuur gaat door naar je boekhouding, met het akkoord eraan vast.
Hoe die goedkeuringsstap precies werkt en wat een akkoord later bruikbaar houdt, staat op de pagina over een urenstaat laten goedkeuren door je opdrachtgever. Wat er daarna op de factuur hoort, staat bij uren factureren als zzp'er.
Veelgestelde vragen
Moet mijn contactpersoon bij de klant een account aanmaken?
Nee. Hij tekent af vanuit de mail of via een beveiligde link. Dat is bij bureauwerk geen luxe maar een voorwaarde: je krijgt een inkoper of een teamleider nooit zover dat hij zich registreert voor andermans urenregistratie.
Kan ik voor meerdere bureaus tegelijk werken?
Ja. Elke opdracht heeft zijn eigen tarief, eigen ontvangers, eigen kenmerken en eigen goedkeuringsafspraak. Ze lopen niet door elkaar.
Wat als het bureau een eigen urenportaal heeft?
Dan blijf je dat gebruiken voor hén — maar houd je uren ook in je eigen administratie bij. Een portaal van een bureau is van het bureau: als de opdracht eindigt, ben je je historie kwijt, en je hebt hem nog nodig voor je eigen boekhouding en voor het urencriterium.
Tellen uren via een bureau mee voor het urencriterium?
Alle uren die je aan je onderneming besteedt tellen mee; via wie de opdracht loopt maakt daarvoor niet uit. Wat er precies onder valt en hoe je het aantoont staat op de pagina over het urencriterium.