Uren factureren met Moneybird

Waarom dit deel handwerk blijft

Moneybird is sterk in wat er ná de factuur komt: versturen, betalingen bijhouden, je boekhouding op orde houden. Maar het uurtje-factuurtje-deel ervóór moet je zelf aanleveren. In de praktijk is dat aan het eind van elke maand:

• Je urenlijst erbij pakken en per klant optellen
• De totalen per project of werksoort uitsplitsen
• Die regels met de hand overtypen in een nieuwe factuur
• Nakijken of je niets vergeten of dubbel geboekt hebt

Dat kost tijd, en het is precies het soort werk waar fouten in sluipen. Een vergeten dag is omzet die je niet factureert, en dat merk je meestal niet.

De route: vastleggen, laten goedkeuren, doorzetten

Er zitten drie stappen tussen gewerkte tijd en een factuur in je boekhouding.

1. Uren en kilometers vastleggen in Freeliq, op je telefoon of achter je bureau.
2. De urenstaat laten aftekenen door je klant — als je daar afspraken over hebt.
3. De factuur doorzetten naar Moneybird, waar hij bij je administratie komt te staan.

Je blijft je boekhouding in Moneybird doen. Freeliq levert de uren en de factuur aan en is zelf geen boekhoudpakket: het doet geen aangifte en geen jaarrekening.

Uren en kilometers vastleggen

Uren bijhouden werkt het best op het moment dat je het werk doet, niet drie weken later — dat is ook precies het verschil tussen een registratie die een controle doorstaat en een reeks ronde getallen. Daarom legt de app uren en kilometers direct vast, onderweg of aan je bureau.

Reiskilometers leg je op dezelfde plek vast als je uren, zodat ze niet in een apart lijstje belanden dat je later kwijt bent. Belast je een rit door aan je klant, dan wordt daar een echte factuurregel van en wordt de rit gemarkeerd, zodat hij niet per ongeluk op een tweede factuur terechtkomt. Meer daarover staat op de pagina over kilometerregistratie voor zzp'ers.

Werk je niet per uur maar per klus? Dan kun je per sessie factureren in plaats van per uur.

De urenstaat laten aftekenen

Bij veel opdrachten — via een bureau, of bij langere klussen — wil de opdrachtgever je uren eerst zien en goedkeuren voordat je factureert. Freeliq stuurt de urenstaat naar je klant, die hem goedkeurt zonder dat hij daarvoor een account nodig heeft: per e-mail of via een beveiligde link.

Dat scheelt discussie achteraf. Je factureert wat is goedgekeurd, en je hebt vastliggen dát het goedgekeurd is. Hoe dat werkt staat op de pagina over uren laten aftekenen door je opdrachtgever.

Wat er precies naar Moneybird gaat

De factuur wordt in Moneybird weggezet als een externe verkoopfactuur: de import die bedoeld is voor facturen die in een ander systeem zijn gemaakt. Dat verschil is belangrijk, want het bepaalt wie waar eigenaar van is.

• De omschrijving en het bedrag van elke factuurregel
• Het btw-tarief per regel, en de grootboekrekening omzet
• Het contact — bestaat de klant nog niet in Moneybird, dan wordt hij aangemaakt
• Je factuurnummer als referentie, met factuurdatum en vervaldatum
• De factuur-pdf van Freeliq als brondocument
• Het goedkeuringsbewijs van je klant, als de urenstaat is afgetekend
• Een link terug naar de factuur in Freeliq

Moneybird maakt de factuur dus niet en verstuurt hem ook niet. Het factuurnummer, de pdf en de verzending naar je klant blijven bij Freeliq. Wat je in Moneybird terugkrijgt is de factuur op je debiteurenadministratie: openstaande posten, ouderdom, en betalingen die je aan het juiste document koppelt.

Het aardigste detail zit in de bijlagen. Naast de pdf gaat ook het goedkeuringsbewijs van je klant mee als brondocument. Kom je een jaar later een factuur tegen en vraag je je af waar die uren vandaan kwamen, dan zit het antwoord aan het document vast — en een link brengt je terug naar de onderliggende registratie in Freeliq.

Tarieven per opdracht en per werksoort

De meeste zzp'ers werken niet met één tarief. Een vaste klant betaalt iets anders dan een nieuwe, en niet al je werk is hetzelfde waard.

In Freeliq leg je daarom een uurtarief per opdracht vast, en daarbinnen kun je werksoorten maken met elk hun eigen tarief — bijvoorbeeld ontwikkeling, overleg en spoedwerk naast elkaar. Boek je uren op een werksoort, dan rekent de factuur met dat tarief. Je hoeft per factuur niet meer na te denken over wie welk bedrag betaalt.

Werk je met Exact Online?

Dat kan ook. Freeliq koppelt daar op dezelfde manier mee: uren en kilometers vastleggen, laten goedkeuren, en de factuur doorzetten naar je boekhouding. De route door Freeliq is identiek; alleen het pakket aan het eind verschilt.

Veelgestelde vragen

Vervangt Freeliq mijn Moneybird-abonnement?

Nee. Freeliq doet de urenregistratie en levert de factuur aan; Moneybird blijft je facturatie- en boekhoudpakket. Ze staan naast elkaar, niet tegenover elkaar.

Verstuurt Moneybird de factuur naar mijn klant?

Nee, dat doet Freeliq. De factuur komt als externe verkoopfactuur in Moneybird te staan, zodat je er je debiteuren en betalingen op bijhoudt — maar het versturen en het factuurnummer blijven aan de Freeliq-kant.

Kan ik kilometers meefactureren?

Ja. Kilometers leg je naast je uren vast en belast je door als factuurregel. Ze gaan mee in dezelfde factuur.

En de kilometeraftrek voor mijn eigen boekhouding?

Die staat daar los van en loopt niet via een factuur. Freeliq telt je ritten over een periode op en boekt het bedrag apart in je administratie, met je rittenregistratie erbij. Doorbelasten aan je klant en aftrekken voor jezelf zijn twee verschillende dingen, en één rit kan allebei zijn.

En laadkosten van een elektrische auto?

Ook een eigen boeking, geen factuur: opgeteld over een periode en geboekt als kosten mét btw, zodat de terugvorderbare btw in je aangifte terechtkomt. Let op dat de kilometeraftrek en de werkelijke autokosten elkaar uitsluiten — welke van de twee voor jou geldt, hangt af van of de auto privé of van de zaak is.

Moet mijn klant altijd de urenstaat goedkeuren?

Nee, dat is een keuze per opdracht. Werk je zonder aftekening, dan factureer je direct vanuit je geregistreerde uren.

Kan ik werk factureren dat niet per uur gaat?

Ja. Naast een uurtarief kun je per sessie factureren.