Kilometerregistratie: wat je vastlegt, en wat je ermee doet

Wat er in een rittenregistratie hoort

Per rit leg je vast:

• De datum van de rit
• Het beginadres en het eindadres
• Het aantal kilometers
• Of de rit zakelijk of privé was
• Waar de rit voor was — welke opdracht of klant

Het gaat de Belastingdienst om herleidbaarheid: een rit moet achteraf te plaatsen zijn. Een regel als "120 km, klantbezoek" is dat niet; "12 maart, Utrecht → Zwolle, 87 km, zakelijk, opdracht Van Dijk" wel. Leg het vast op het moment zelf — achteraf reconstrueren uit je agenda is precies waar het misgaat.

Privéauto of auto van de zaak: dat bepaalt alles

Dit is het onderscheid waar de meeste verwarring zit, en het bepaalt welke aftrek je mag toepassen. Je kunt niet allebei.

Rijd je zakelijk in je eigen auto, dan trek je in 2026 €0,25 per zakelijke kilometer van je winst af. Dat bedrag dekt álle kosten van die kilometers: brandstof of stroom, verzekering, onderhoud, tol, parkeren. Die trek je er dus niet daarnaast nog eens apart bij af — dat is de fout die het vaakst gemaakt wordt. Je kilometerregistratie is de onderbouwing van die aftrek.

Let op het jaartal: in 2025 was het nog €0,23. Doe je aangifte over een ander jaar, kijk het bedrag dan na bij de Belastingdienst.

Staat de auto op de zaak, dan werkt het omgekeerd: je trekt de werkelijke kosten af en de vaste kilometervergoeding is niet aan de orde. Voor privégebruik krijg je dan met een bijtelling te maken. Je rittenregistratie dient hier een ander doel — aantonen hoeveel er privé is gereden.

Ook de bijtellingspercentages en de precieze voorwaarden staan bij de Belastingdienst en bewust niet hier: een verouderd percentage helpt je niet.

Wat Freeliq doet

Je legt een rit vast met een beginadres en een eindadres; de afstand wordt automatisch berekend. Handmatig een afstand invullen kan ook, bijvoorbeeld als je een omweg reed. Een retourrit tel je in één regel. Het tarief per kilometer staat standaard op €0,25 en is per rit aan te passen — bijvoorbeeld als je met een klant een ander bedrag hebt afgesproken voor doorbelasten dan wat je zelf als aftrek gebruikt.

Doorbelasten aan je klant gaat vanuit de rit: je zet hem op een conceptfactuur en er komt een factuurregel bij met het aantal kilometers maal je tarief. Een rit die je hebt doorbelast wordt gemarkeerd, zodat hij niet per ongeluk op een tweede factuur belandt.

Dat staat los van de goedkeuring van je uren. Een urenstaat die je ter goedkeuring naar je klant stuurt gaat over uren; kilometers doorbelasten is een aparte handeling op de factuur.

Rijd je elektrisch: laadkosten of kilometervergoeding

Bij een elektrische auto komt dezelfde tweedeling terug, en juist daar wordt hij vaak dubbel toegepast. Freeliq staat dat niet toe.

Rijd je zakelijk in je eigen elektrische auto, dan is de kilometervergoeding je aftrekpost — de stroom zit daarin. Staat de auto op de zaak, dan zijn de werkelijke laadkosten je aftrekpost en vraag je de btw erop terug. Het een of het ander, nooit allebei.

Hoe je die laadsessies vastlegt, hoe de kosten per uur worden berekend en hoe ze als boeking in je administratie komen, staat op de pagina over laadkosten voor zzp'ers.

Naar je boekhouding

De aftrek gaat niet via een factuur — het is een kostenpost, geen omzet. Freeliq telt je ritten over een periode op en zet er één boeking van in je boekhouding, op je eigen kostenrekening voor kilometervergoeding, met je privé-vermogen als tegenrekening en zonder btw. De periode en het aantal ritten staan in de omschrijving, zodat je bij de boeking terugziet waar hij vandaan komt.

Doorbelasten aan je klant is iets anders: dat is wél omzet en wordt dus een factuurregel. Dat verschil bepaalt ook waar het terechtkomt, en dat verschilt per pakket. Bij Moneybird kunnen uren en kilometers op dezelfde factuur staan; bij Exact Online moet elke factuurregel op een omzetrekening te boeken zijn en lukt dat voor een kilometerregel niet.

Waarom een spreadsheet hier gaat wringen

Kilometers bijhouden in Excel werkt, tot het moment dat je er iets mee moet. Je weet aan het eind van de maand niet meer welke ritten je al hebt doorbelast. Je telt met de hand op per klant. En de rit die je onderweg niet noteerde omdat je geen laptop bij je had, staat er niet in — dat is direct omzet die je niet factureert.

Vastleggen op je telefoon, op het moment zelf, lost het grootste deel daarvan op. De rest — welke ritten al doorbelast zijn, en welk regime voor jouw auto geldt — hoort de administratie zelf te bewaken.

Bronnen. Het bedrag van €0,25 per zakelijke kilometer voor 2026 is nagekeken bij de Belastingdienst ("Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026") op 15 augustus 2026; in 2025 was het €0,23. Bijtellingspercentages en de precieze eisen aan een rittenregistratie staan daar ook en bewust niet hier — die zijn niet nagekeken. Wat er over Freeliq staat is gecontroleerd in de code, eveneens op 15 augustus 2026.