Per sessie factureren in plaats van per uur
Niet elk werk laat zich in uren uitdrukken. Een coachgesprek van een uur is niet 'een uur werk' maar één sessie tegen een afgesproken prijs. Hieronder staat wanneer per sessie afrekenen past, wat je dan vastlegt, en waar het in de praktijk misgaat.
Wanneer uren het verkeerde antwoord zijn
Bij urenwerk koopt je klant je tijd. Bij sessiewerk koopt hij een uitkomst: een gesprek, een training, een behandeling. Reken je dat toch per uur af, dan krijg je gesprekken over de verkeerde dingen — of de intake nu vijftig of zeventig minuten duurde, en of de voorbereiding meetelt.
Per sessie afrekenen haalt die discussie weg. De prijs staat vast, de vorm staat vast, en wat je factureert is het aantal keren dat het heeft plaatsgevonden. Dat is ook makkelijker uit te leggen aan een klant dan een urenstaat waarop staat dat een gesprek van een uur anderhalf uur kostte.
Drie modellen naast elkaar
De meeste zzp'ers gebruiken er meer dan één, per opdracht verschillend. Dat is geen rommeligheid — het is een gevolg van verschillend werk.
| Model | Past bij | Wat er op de factuur staat |
|---|---|---|
| Per uur | Werk waarvan de omvang vooraf niet vaststaat: ontwikkeling, advies, interim. | Uren × uurtarief, met een urenstaat als onderbouwing. |
| Per sessie | Werk met een vaste vorm: een coachgesprek, een trainingsdagdeel, een behandeling. | Aantal × de prijs die voor dát type is afgesproken. |
| Vaste prijs per periode | Doorlopende afspraken met een vast bedrag per maand, los van wat er in die maand gebeurt. | Eén regel per periode; de uren of sessies zijn er niet in terug te zien. |
Wat je per sessietype vastlegt
Een sessietype is een regel in je prijslijst voor die ene opdracht: een naam en een prijs per stuk. "Coachsessie", "Intake", "Trainingsdagdeel". Wat je per losse sessie vastlegt is vervolgens weinig: de datum, welk type het was, en hoeveel.
Dat is bewust weinig. Hoe minder je per keer moet invullen, hoe groter de kans dat je het ook echt bijhoudt — en een sessie die je niet hebt vastgelegd factureer je niet.
Drie dingen die in de praktijk misgaan
- De prijslijst achteraf aanpassen. Verhoog je het tarief van een sessietype, dan mag dat niet met terugwerkende kracht gelden voor sessies die je al hebt vastgelegd maar nog niet gefactureerd. Leg de prijs vast op het moment van registreren, niet op het moment van factureren.
- Een halve sessie niet kunnen boeken. Een intake die uitloopt, een dagdeel dat een half dagdeel wordt: als je model alleen hele stuks kent, ga je zitten schuiven met tarieven. Een aantal met decimalen lost dat op zonder een uitzondering te worden.
- Plannen en factureren door elkaar. Een sessie die volgende week staat is een plan, geen omzet. Zet je die op een factuur voordat hij heeft plaatsgevonden, dan factureer je werk dat nog moet gebeuren — en dat merk je pas als de klant belt.
Goedkeuring werkt hetzelfde als bij uren
Werk je voor een opdrachtgever die wil aftekenen, dan verandert er niets aan die stap: je dient de sessies in, de klant keurt goed, en pas daarna gaan ze op een factuur. Hoe dat aftekenen in de praktijk gaat staat op de pagina over uren laten aftekenen — voor sessies loopt het langs dezelfde weg.
Werk je rechtstreeks voor particulieren, dan sla je die stap over en factureer je direct. Dat is bij coaching en therapie het vaakst het geval.