Urenregistratie met Exact Online

Wat er tussen je uren en je boekhouding zit

Een boekhoudpakket begint bij een bedrag. Voor een zzp'er begint het een stap eerder: bij de uren zelf, bij de vraag of ze kloppen, en bij een opdrachtgever die ze eerst wil zien. Dat deel valt buiten wat Exact voor je doet, en het is precies het deel waar het misgaat — een vergeten middag is omzet die nooit gefactureerd wordt.

Freeliq vult dat in en laat je boekhouding met rust. De uren komen binnen, de klant tekent af, en wat eruit komt is een boeking in je eigen administratie.

De route

1. Uren en kilometers vastleggen in Freeliq, op je telefoon of achter je bureau.
2. De urenstaat laten aftekenen door je opdrachtgever, als je daar afspraken over hebt — per e-mail of via een beveiligde link, zonder dat hij een account nodig heeft. Meer daarover staat op de pagina over uren laten aftekenen.
3. De factuur doorzetten naar Exact Online, waar hij als verkoopboeking in je administratie landt.

Reiskilometers leg je op dezelfde plek vast als je uren — zie kilometerregistratie voor zzp'ers. In Exact gaan ze hun eigen weg en niet via de factuur; dat staat verderop.

Wat er in Exact terechtkomt

De factuur wordt in Exact geboekt als verkoopboeking — een financiële boeking in je verkoopdagboek, niet een factuurdocument dat Exact voor je opmaakt.

• Een verkoopboeking in je verkoopdagboek, op de klant als debiteur
• Per regel het bedrag op de grootboekrekening die bij dat uurtype hoort
• De btw per regel, met de btw-code die bij het tarief past
• Je factuurnummer als omschrijving, en de referentie van je klant als YourRef
• De factuur-pdf van Freeliq als brondocument bij de boeking

Exact verstuurt de factuur niet. Het maakt zelf geen factuurdocument bij zo'n boeking; daarom hangt Freeliq zijn eigen factuur-pdf eraan als brondocument. Het versturen naar je klant en het factuurnummer blijven aan de Freeliq-kant. Wat je in Exact terugkrijgt is de boeking: je omzet op de juiste rekening, de btw erbij, en de klant als debiteur.

Eén instelstap die je niet kunt overslaan

Een verkoopboeking moet weten op welke grootboekrekening je omzet hoort. Freeliq leidt dat af uit het uurtype van elke factuurregel, en daarvoor moet je elk uurtype één keer aan een omzetrekening koppelen.

Doe je dat niet, dan gaat de boeking niet half door: de hele push wordt geweigerd en je krijgt te zien welke regels het betreft. Dat is met opzet zo. Een stille terugval op een standaardrekening zou je omzet op de verkeerde plek zetten, en dat merk je pas bij je aangifte — als je het al merkt.

Werk je met verlegde btw, bijvoorbeeld via een bureau, zet de btw-code daarvoor dan ook vast. Verlegde btw is niet te herkennen aan een tarief van nul procent, dus zonder die instelling weet de koppeling niet wat ze ermee aan moet.

In het kort

1. Koppel Exact Online via de instellingen — je logt in bij Exact en geeft toestemming
2. Kies de administratie waarin geboekt moet worden
3. Koppel elk uurtype aan een omzetrekening; zonder die koppeling wordt er niet geboekt
4. Werk je met verlegde btw, zet dan de btw-code daarvoor vast

Kilometers en laadkosten gaan hun eigen weg

Niet alles wat je in Freeliq vastlegt is een factuurregel. Autokosten zijn dat meestal niet: ze zijn een kostenpost in je eigen administratie, geen omzet. Ze gaan daarom niet via de factuur naar Exact maar krijgen hun eigen boeking, elk op hun eigen rekening.

Kilometeraftrek wordt een memoriaalboeking. Freeliq telt je ritten over een periode op en boekt het bedrag als kosten op je rekening Kilometervergoeding, met je privé-vermogen als tegenrekening en zonder btw. Periode en aantal ritten staan in de omschrijving. Je koppelt daarvoor eenmalig drie dingen: de kostenrekening, de privé-vermogenrekening en je memoriaaldagboek.

Laadkosten worden een inkoopboeking — mét btw, zodat de terugvorderbare btw gewoon in je aangifte terechtkomt. Ook die is opgeteld over een periode, met het aantal laadsessies in de omschrijving, en boekt op je eigen kostenrekening voor laadkosten.

Deze twee horen bij verschillende regimes en sluiten elkaar uit. De kilometeraftrek hoort bij een auto op de privéregeling; rijd je een auto van de zaak, dan zijn je werkelijke kosten — inclusief het laden — de aftrek, en weigert Freeliq de kilometerboeking in plaats van hem er dubbel bovenop te doen.

Doorbelasten aan je klant is iets anders

Een rit die je aan je klant in rekening brengt is wél omzet, en wordt dus een factuurregel. Maar zo'n regel heeft geen uurtype en dus geen omzetrekening, en daarmee loopt hij vast op de eis hierboven — ook op een factuur waar verder niets anders op staat. Doorbelaste kilometers verwerk je voorlopig dus buiten deze koppeling om, rechtstreeks in Exact. Bij Moneybird speelt dat niet: daar gaan alle factuurregels naar één omzetrekening, en kunnen uren en kilometers gewoon samen op één factuur.

Waarom een aparte tool naast Exact

Omdat urenregistratie en boekhouden verschillende dingen zijn. Het ene gebeurt de hele dag door, op je telefoon, tussen twee klussen in — het andere aan het eind van de maand. En omdat er iets tussen zit wat een boekhoudpakket niet kent: een opdrachtgever die akkoord moet geven voordat je factureert, en het bewijs dat hij dat gedaan heeft.

Freeliq is dan ook geen boekhoudpakket. Het doet geen aangifte en geen jaarrekening. Het levert de uren, de goedkeuring en de factuur, en zet die laatste in de administratie die je al hebt.

Veelgestelde vragen

Vervangt Freeliq mijn Exact Online-abonnement?

Nee. Je boekhouding blijft in Exact. Freeliq doet de urenregistratie, de goedkeuring en de facturatie, en boekt het resultaat door.

Verstuurt Exact de factuur naar mijn klant?

Nee. Exact maakt geen factuurdocument bij een verkoopboeking. Freeliq stuurt de factuur en hangt de pdf als brondocument aan de boeking, zodat je hem in Exact terugvindt bij de cijfers waar hij bij hoort.

Waarom wordt mijn factuur geweigerd?

Bijna altijd omdat een factuurregel geen uurtype heeft, of omdat dat uurtype nog niet aan een grootboekrekening is gekoppeld. De melding noemt de regels die het betreft.

Hoe komen mijn autokosten in Exact?

Niet via een factuur. De kilometeraftrek wordt een memoriaalboeking op je kilometerrekening, laadkosten worden een inkoopboeking mét btw. Allebei opgeteld over een periode, allebei op hun eigen rekening.

En kilometers die ik doorbelast aan mijn klant?

Die worden een factuurregel, en juist die kan niet naar Exact: de regel heeft geen uurtype en dus geen omzetrekening, waardoor de factuur wordt geweigerd — een aparte factuur voor alleen kilometers helpt daar niet tegen. Verwerk die voorlopig rechtstreeks in Exact.

Werk je liever met Moneybird?

Dat kan ook, en het werkt net iets anders — daar wordt de factuur als externe verkoopfactuur geïmporteerd in plaats van als boeking. Zie uren factureren met Moneybird.