Urenregistratie met jortt

Eerst het voorbehoud

De koppeling met jortt staat achter een schakelaar die uit staat. De code is er, geschreven tegen de gepubliceerde specificatie van jortt, maar hij heeft nooit tegen een echte administratie gedraaid — jortt heeft geen testomgeving, en de sleutels worden met de hand afgegeven op aanvraag. Zolang dat zo is, biedt Freeliq de koppeling niet aan in het instellingenscherm.

We noemen daarom geen datum en beloven geen beschikbaarheid. Wat er niet is, staat hier niet als bijna. Wel staat hier precies wat er gebouwd is, want dat is te controleren — en het verschil met de andere twee koppelingen is het interessantste deel.

Waarom jortt anders moet dan Moneybird en Exact

Bij Moneybird en Exact Online verwijst een factuurregel naar een btw-tarief dat in je administratie moet bestaan. Dat betekent een instelstap: koppel je die tarieven niet, dan kan het doorboeken stranden. Bij jortt reist het percentage mee op de regel zelf, als getal.

Het gevolg is dat die hele instelstap hier niet bestaat. Het koppelscherm voor jortt kent geen enkel btw-veld — alleen grootboekrekeningen. Voor een verkoopfactuur hoef je vooraf niets in te richten.

Datzelfde verschil werkt door bij kosten. Een uitgave is bij jortt een eenzijdige boeking op een grootboekrekening, zonder dat er een leverancier aan te pas komt. Daardoor vraagt het doorboeken van je kilometeraftrek hier één instelling, waar Moneybird er twee vraagt en Exact Online er drie.

Wat Freeliq naar je boekhouding stuurt

• Een conceptfactuur met je klant als relatie, opgezocht op naam voordat er een nieuwe wordt aangemaakt
• Per regel de omschrijving en het volledige bedrag, zodat het totaal tot op de cent gelijk is aan je factuur
• Het btw-percentage op de regel zelf — geen verwijzing naar een tarief dat eerst moet bestaan
• Je factuurnummer als referentie, en de betaaltermijn in dagen als je een vervaldatum hebt gezet

Het aantal op een regel staat vast op één, met het volledige bedrag erachter. Dat is een bewuste keuze: zo is het totaal in je boekhouding tot op de cent gelijk aan wat er op je factuur staat, zonder afrondingsverschil tussen uren en tarief. Je ziet in je boekhouding dus geen rekensom staan, maar het bedrag.

En wat er niet meegaat

• De factuur-pdf van Freeliq en het goedkeuringsbewijs — die gaan met de factuurmail naar je klant
• Een link terug naar de factuur in Freeliq
• Een uitsplitsing in uren maal tarief; de regel draagt het bedrag, niet de rekensom

Die eerste is het noemen waard, want bij Moneybird werkt het juist wél zo. Daar hangt Freeliq de factuur-pdf en het goedkeuringsbewijs aan het document in de boekhouding. Bij jortt kan dat niet. Je bewijs is er wel — het gaat als bijlage mee met de factuurmail naar je klant, en het blijft in Freeliq staan — maar het staat niet naast de boeking.

Verlegde btw: let hierop

Werk je via een intermediair of factureer je aan een ondernemer met verlegde btw, dan is er een verschil dat je moet kennen. Bij jortt is verleggen geen eigenschap van een factuurregel maar van de klant. Freeliq zet die eigenschap daarom op het klantrecord voordat de factuur wordt doorgeboekt.

Dat heeft twee gevolgen. Een factuur waarop het ene deel verlegd is en het andere belast, kan niet worden doorgeboekt: Freeliq weigert die met een melding in plaats van er zelf een keuze in te maken. Splits hem, of boek hem met de hand in.

En bij élke factuur wordt die eigenschap opnieuw geschreven — aan als de factuur verlegd is, uit als hij dat niet is. Stuur je aan dezelfde klant eerst een verlegde factuur en daarna een gewone, dan zet die tweede de instelling op het klantrecord weer uit. Dat is bewust: zou Freeliq hem laten staan, dan werd die gewone factuur alsnog verlegd geboekt en droeg je te weinig btw af zonder dat iemand het zag.

Dit is precies zo'n punt dat we tegen een echte administratie willen zien voordat de schakelaar omgaat.

Wanneer je je status terugziet

Jortt biedt geen webhooks, dus Freeliq haalt de stand periodiek op in plaats van hem toegestuurd te krijgen. Reken op bijgewerkt binnen het uur, niet op hetzelfde moment. Eén uitzondering: de factuur die je zojuist zelf hebt doorgeboekt wordt meteen opgehaald, zodat je niet naar een lege regel zit te kijken.

Wat je nodig hebt aan de kant van jortt

De API van jortt is beschikbaar op de MKB- en Plus-abonnementen. Dat weten we doordat jortt een herkenbare foutmelding teruggeeft wanneer een administratie op een lichter abonnement zit, en Freeliq die vertaalt naar een leesbare melding. Het is dus onze lezing van hun foutcode en niet iets dat wij zelf hebben nagemeten — kijk het na bij jortt voordat je erop rekent.

Waarom een aparte tool naast je boekhouding

Omdat het werk vóór de factuur zit. Uren vastleggen, ze laten aftekenen door je opdrachtgever, en kunnen aantonen dat het werk is geleverd en akkoord bevonden — dat is een ander soort administratie dan het boeken zelf. Freeliq doet dat deel, en levert het resultaat af waar jouw cijfers thuishoren.

Hoe dat goedkeuren werkt staat op uren laten aftekenen door je opdrachtgever. Waarom dat bewijs ertoe doet als je via een intermediair werkt, staat op schijnzelfstandigheid.