Uren laten aftekenen door je opdrachtgever
Een factuur die pas ter discussie staat als hij verstuurd is, is een factuur die te laat betaald wordt. Laat je uren aftekenen vóórdat je factureert, dan is dat gesprek al gevoerd. Hieronder staat hoe dat in de praktijk werkt en wat een akkoord bruikbaar maakt.
Waarom vooraf aftekenen
De meeste discussies over een factuur gaan niet over het tarief maar over de uren. "Was dat niet inbegrepen?" of "hier hebben we het nooit over gehad" — vragen die maanden later komen, als je je eigen week niet meer kunt reconstrueren.
Laat je de urenstaat aftekenen voor je factureert, dan verplaats je dat gesprek naar het moment waarop iedereen zich het werk nog herinnert. Je factuur is dan een bevestiging van iets wat al is goedgekeurd, en niet het moment waarop de discussie begint.
Drie manieren, en wanneer welke past
Welke werkt, hangt af van je klant en niet van jouw voorkeur. Een bouwbedrijf tekent anders af dan een marketingbureau.
| Manier | Voor wie | Hoe het gaat |
|---|---|---|
| Antwoorden op de mail | Klanten die alles per mail doen en geen extra scherm willen. | Je stuurt de urenstaat als bijlage; een antwoord met “akkoord” is de goedkeuring. |
| Beveiligde link, zonder inloggen | Klanten die één druk op de knop willen, ook vanaf hun telefoon. | De mail bevat een link naar een pagina met de regels en twee knoppen: goedkeuren of afkeuren. |
| Een getekende urenstaat terug | Opdrachtgevers en bureaus die het formeel op papier willen. | De klant tekent de urenstaat (pdf of scan) en stuurt hem terug; die komt als bewijs bij de factuur. |
De eerste twee vragen géén account van je klant. Dat klinkt als een detail, maar het is precies waar goedkeuring in de praktijk op stukloopt: niemand maakt een account aan om iemand anders zijn uren af te tekenen.
Wat een akkoord bruikbaar maakt
"Ja is goed" in een appje is een akkoord, maar je hebt er weinig aan als er een half jaar later iets gevraagd wordt. Vier dingen maken het verschil:
- Een kenmerk. Een referentie op de urenstaat waarmee je het document, de mail en de factuur later aan elkaar knoopt.
- Een tijdstempel. Wanneer is er goedgekeurd, en door wie.
- De specificatie erbij. Niet alleen een totaal, maar per dag wat er gedaan is. Dat is ook wat de Belastingdienst wil zien — zie het urencriterium.
- Het antwoord zelf. Bewaar de reactie van je klant, niet alleen je eigen notitie dat hij akkoord was.
Hoe het meestal gaat, en hoe het ook kan
De meeste zzp'ers doen dit met een spreadsheet en een mailtje. Dat werkt, tot je klant vraagt waar die ene woensdag vandaan komt.
| Met een spreadsheet | Met Freeliq | |
|---|---|---|
| De urenstaat maken | zelf optellen en opmaken | uit je geregistreerde uren |
| Versturen | los mailtje met bijlage | automatisch, met een kenmerk erop |
| Goedkeuren | "akkoord" ergens in een mailwisseling | knop of antwoord, met tijdstempel |
| Niet gereageerd | jij moet eraan denken | herinnering gaat vanzelf |
| Bij de factuur | zelf terugzoeken in je mail | bewijs zit als bijlage bij de boeking |
Van vastleggen naar goedgekeurd zijn het vijf stappen:
- Je legt je uren vast, per dag en met een omschrijving.
- Aan het eind van de periode dien je ze in. Freeliq maakt er één urenstaat van met een eigen kenmerk.
- Je opdrachtgever krijgt die per mail — als pdf, en met een knop als je dat wilt.
- Hij keurt goed of af. Geen account, geen wachtwoord, werkt op zijn telefoon.
- Wat is goedgekeurd wordt vastgelegd met tijdstempel en schuift door naar de factuur.
Werk je via een bureau of intermediair?
Dan is aftekenen geen keuze maar een voorwaarde: er wordt niets betaald zonder goedgekeurde urenstaat, en vaak wil het bureau een eigen kenmerk of PO-nummer op het document zien. Precies daar loopt de gemiddelde urenregistratie vast — die kan wel uren bijhouden, maar niet aantonen dat iemand anders ermee akkoord ging.
Je kunt de urenstaat naar het bureau sturen, naar de eindklant, of naar allebei. Het kenmerk staat op het document en komt terug op je factuur, zodat de administratie van je opdrachtgever de twee aan elkaar kan knopen zonder jou te bellen.
Wat als je klant niet reageert
Dat is het echte probleem, niet het afkeuren. Uren die je hebt gemaakt maar niet kunt factureren omdat er niemand op de knop drukt, zijn stil verlies — en het zijn precies de uren waar je zelf niet meer aan denkt.
Freeliq stuurt daarom vanzelf een herinnering als een urenstaat te lang open staat. Dezelfde urenstaat, hetzelfde kenmerk, zodat je klant geen tweede document krijgt dat lijkt op het eerste. Er zit een wachttijd tussen twee herinneringen, want een opdrachtgever die elke dag dezelfde mail krijgt gaat sneller filteren dan tekenen.
En als hij een deel afkeurt?
Dat is de normale gang van zaken, geen uitzondering: één dag klopt niet, de rest wel. Bij Freeliq blijft alleen dát deel openstaan. De goedgekeurde uren zijn goedgekeurd en kun je gewoon factureren; de afgekeurde regels komen los te staan zodat je ze kunt aanpassen en opnieuw indienen.
Het alternatief — de hele urenstaat afkeuren om één regel — kost je een factuurronde. Dat is het verschil tussen twee weken later betaald krijgen en gewoon op tijd.
Veelgestelde vragen
Heeft mijn opdrachtgever een account nodig?
Nee. Hij keurt goed door te antwoorden op de mail of via een beveiligde link naar een pagina met twee knoppen. Geen registratie, geen wachtwoord. Dat is bewust: niemand maakt een account aan om andermans uren af te tekenen.
Kan ik uren ook zonder goedkeuring factureren?
Ja. Je stelt per opdracht in of er een akkoord nodig is. Bij vaste klanten die op basis van vertrouwen werken sla je die stap over en factureer je direct.
Wat is het verschil tussen antwoorden en de link?
Alleen de vorm. Bij een antwoord is de mail zelf het akkoord; bij de link legt Freeliq de keuze vast op het moment dat je klant klikt. In beide gevallen wordt vastgelegd wanneer er is goedgekeurd en door wie.
Wat gebeurt er met het akkoord na het factureren?
Dat blijft aan de factuur hangen. Zet je de factuur door naar Moneybird of Exact Online, dan gaat het goedkeuringsbewijs als bijlage mee naar de boeking. Een jaar later zie je bij het bedrag meteen waar het vandaan kwam.
Telt een goedgekeurde urenstaat mee voor het urencriterium?
Het is het sterkste bewijs dat je hebt: niet alleen je eigen administratie, maar de bevestiging van je opdrachtgever erbij. Wat er verder bij komt kijken staat op de pagina over het urencriterium en hoe je 1.225 uur aantoont.