E-facturatie: een factuur die de boekhouding van je klant kan lezen

Wat een e-factuur wél is

Een e-factuur is geen pdf en ook geen mooi opgemaakt bestand. Het is een gestructureerd document — in de praktijk een XML-bestand volgens de UBL-standaard — waarin elk gegeven zijn eigen plek heeft: factuurnummer, datum, elke regel met aantal en tarief, de btw per band, je IBAN en het betalingskenmerk.

Dat verschil zit hem niet in de opmaak maar in wie het leest. Een pdf gaat langs een mens; een e-factuur gaat rechtstreeks de boekhouding van je klant in. Daar zit ook de reden dat er standaarden voor bestaan: als iedereen zijn eigen indeling verzint, kan de ontvanger er alsnog niets mee.

De standaard die in Nederland geldt heet Peppol BIS Billing 3.0, met een Nederlandse invulling die NLCIUS heet. Beide bouwen op de Europese norm EN 16931. Vraagt een klant of een inkoopportaal om “een e-factuur”, dan is dit vrijwel altijd wat er bedoeld wordt.

Wat Freeliq er vandaag mee doet

Bij elke factuur zit naast de pdf-knop een knop om de e-factuur te downloaden. Je krijgt een XML-bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0 met NLCIUS, opgebouwd uit dezelfde factuur die je al gemaakt hebt. Dat werkt op elk plan, ook op het gratis plan.

Wil je dat het bestand vanzelf meegaat, dan zet je die klant op e-factuur. De factuurmail draagt dan behalve de pdf ook het XML-bestand als bijlage: dezelfde mail, dezelfde ontvanger, maar zijn boekhouding kan hem inlezen in plaats van overtypen. Die keuze staat bij je contacten, en je contacten beheer je op elk plan.

Kan het bestand niet gemaakt worden — omdat er gegevens ontbreken, of omdat de factuur onder de margeregeling valt — dan gaat de mail wél weg, maar met een waarschuwing erbij dat er geen e-factuur bij zat. Nooit stilzwijgend alleen een pdf: dan denk je dat je klant iets heeft gekregen wat hij niet heeft.

En is een factuur eenmaal als e-factuur verstuurd, dan krijg je bij een download het bewaarde exemplaar terug en niet een verse weergave. Dát is het document dat je klant heeft gekregen, en daar ligt de bewaarplicht op.

En wat er nog niet is

Bezorging over het Peppol-netwerk zelf zit er niet in. Peppol is een netwerk waarop je je aanmeldt met een identificatie, waarna je facturen rechtstreeks bij de ontvanger aankomen zonder dat er een mailbox aan te pas komt. Daar is een aangesloten dienstverlener voor nodig, en die aansluiting heeft Freeliq nog niet.

De code ervoor staat er wel, achter een schakelaar die uit staat, en hij is nooit tegen een echte aansluiting gedraaid. We noemen daarom geen datum en beloven geen beschikbaarheid: wat er niet is, staat hier niet als bijna.

Wat je vandaag hebt is het bestand zelf. Dat is genoeg voor verreweg de meeste gevallen: een klant die om een e-factuur vraagt, wil in de regel een geldig UBL-bestand dat zijn boekhouding accepteert — per mail of via zijn eigen portaal.

België is vandaag de enige met haast

Heb je Belgische zakelijke klanten, dan is dit geen toekomstverhaal. België kent sinds 1 januari 2026 een verplichting voor e-facturatie tussen ondernemers. Een Belgische opdrachtgever is dus de klant die er nú om vraagt.

Freeliq leidt de Peppol-identificatie af uit gegevens die je toch al invult, en kent daarbij Nederland en België: een KVK-nummer, een Nederlands btw-nummer of een Belgisch ondernemingsnummer. Elk ander land heeft een eigen code en wordt geweigerd in plaats van als Nederlands bestempeld — een verkeerde code levert een factuur op die bij de verkeerde partij aankomt, of nergens.

Die identificatie wordt bewust niet apart opgeslagen maar telkens afgeleid. Anders staan er twee waarheden over hetzelfde gegeven in je administratie, en die lopen uiteen zodra iemand er één wijzigt.

En Nederland?

Daar is het beeld minder stellig dan de koppen doen vermoeden. Wat vaststaat: de Europese ViDA-regels maken e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-prestaties binnen de EU verplicht per 1 juli 2030.

Voor binnenlandse facturen ligt er een advies en geen wet. EY onderzocht het in opdracht van het ministerie van Financiën en adviseerde een binnenlandse B2B-verplichting per 1 januari 2030, met Peppol als infrastructuur en een internetconsultatie in het vierde kwartaal van 2026.

En in datzelfde advies staat iets wat je bijna nergens terugleest: EY geeft in overweging om kleine ondernemers uit te zonderen — onder meer ondernemers in de kleineondernemersregeling en ondernemers die vrijwel alleen aan particulieren leveren. Voor een deel van de zzp'ers komt die verplichting er dus misschien helemaal niet.

Daarom verkopen we dit niet met een deadline. Of jij straks moet, weet niemand vandaag. Wat je wél kunt regelen is dat je er klaar voor bent: een klant die morgen om een e-factuur vraagt, krijgt er een.

Wat er in moet, en wat niet kan

Een e-factuur is strenger dan een pdf. Wat op papier mag ontbreken, weigert een ontvangende boekhouding. Freeliq controleert dat vooraf en noemt alles wat er nog mist in één keer, in plaats van je drie keer achter elkaar op een nieuw veld te wijzen. Nodig zijn:

• Je bedrijfsnaam, straat en huisnummer, postcode en plaats.
• Je KVK-nummer of je btw-nummer — zonder een van beide heb je geen Peppol-identificatie.
• Een geldig IBAN. Een e-factuur draagt je rekeningnummer als gestructureerd gegeven, niet als zinnetje onderaan.
• Dezelfde gegevens van je klant, plus zijn KVK- of btw-nummer.
• Bij een creditnota het nummer van de factuur die je crediteert; de Nederlandse regels eisen dat.

Eén ding kan niet: een factuur onder de margeregeling. Peppol BIS Billing kent er geen categorie voor, en hem als 0% versturen zou een onjuiste factuur opleveren. Zo'n factuur gaat als pdf, en Freeliq zegt dat er ook bij.

En een detail waar het in de praktijk op stukloopt: de btw op de e-factuur wordt met exact dezelfde berekening bepaald als het totaal op je pdf. Twee losse berekeningen kunnen een cent uiteenlopen, en daar weigert een ontvangende boekhouding een e-factuur op.

Veelgestelde vragen

Is een pdf-factuur een e-factuur?

Nee. Een pdf is een afbeelding van een factuur; een e-factuur is een gestructureerd bestand dat een boekhouding zelf kan inlezen. Dat een pdf per e-mail gaat, maakt hem niet elektronisch in deze betekenis.

Moet ik hier nu al iets mee?

Alleen als een klant erom vraagt — en dat gebeurt vooral bij overheden, grotere inkooporganisaties en sinds begin 2026 bij Belgische zakelijke klanten. Voor Nederlandse binnenlandse facturen ligt er een advies aan het kabinet, geen verplichting.

Zit dit in het gratis plan?

De e-factuur downloaden kan bij elke factuur, op elk plan — daar zit geen grens op. Wil je hem automatisch als bijlage meesturen, dan zet je die klant op e-factuur, en die instelling staat bij je contacten — ook op het gratis plan. Er zit geen maandlimiet op het aantal verzendingen.

Verstuurt Freeliq via het Peppol-netwerk?

Nog niet. Het bestand is er, de bezorging over het netwerk niet — daar is een aangesloten dienstverlener voor nodig. We noemen daar geen datum bij zolang het niet tegen een echte aansluiting is getoetst. Vandaag gaat de e-factuur als bijlage bij je factuurmail, of je downloadt hem en levert hem aan waar je klant hem wil hebben.

Wat als mijn klant geen e-factuur kan verwerken?

Dan verandert er niets. De pdf zit altijd in dezelfde mail; de e-factuur is een extra bijlage. Een klant die er niets mee doet, merkt er niets van.