Urenstaat: wat erop moet en hoe je klant hem goedkeurt
Akkoord vóór de factuur.
Voor bedrijven waar op uren wordt gewerkt. De uren van je medewerkers, van freelancers die je inhuurt of je eigen uren: per opdracht geschreven, door je klant afgetekend vanuit de mail of via een link zonder account, en met één klik een factuur in Freeliq Boekhouding. Dan staat een factuur nooit pas ter discussie als hij al verstuurd is.
Drie manieren waarop je klant aftekent: met een antwoord op de mail, via een beveiligde link op zijn telefoon, of met een getekende urenstaat.
- Uren-module 01 / 05
Je team schrijft uren.
Iedere medewerker per dag en met een omschrijving — timer aan of achteraf in de weekstaat, per opdracht en project.
- Uren-module 02 / 05
Eén urenstaat per klant.
Aan het eind van de periode worden de uren van iedereen op de opdracht één urenstaat, met een eigen kenmerk erop.
- Uren-module 03 / 05
Je klant krijgt hem per mail.
Als pdf, en met een knop als je dat wilt. Reageert hij niet, dan gaat er vanzelf een herinnering uit.
- Uren-module 04 / 05
Hij keurt goed of af.
Geen account, geen wachtwoord, werkt op zijn telefoon. Keurt hij een deel af, dan blijft alleen dat deel openstaan.
- Freeliq Boekhouding 05 / 05
Het wordt een factuur.
Wat is goedgekeurd ligt vast met tijdstempel en staat onder Te factureren — met één klik een factuur in Boekhouding, het akkoord als bijlage.
Iedereen schrijft uren.
Eén urenstaat per klant.
Je medewerkers, de freelancers die je inhuurt of jijzelf: iedereen schrijft in dezelfde weekstaat, en je ziet wie aan welke klant werkte. Je betaalt € 2,50 per medewerker die uren schrijft.
| Medewerker | ma | di | wo | do | vr | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SVSanne de VriesOntwerp | 7,5 | – | 6,0 | – | 4,5 | 18,0 u |
| JSJesse SmitFront-end | 6,0 | 8,0 | 7,0 | 5,5 | – | 26,5 u |
| NVNoor VisserStrategie · ingehuurd | 8,0 | 8,0 | 8,0 | 8,0 | – | 32,0 u |
Keur af wat niet klopt.
De rest gaat door.
Eén dag klopt niet, de rest wel: dat is de normale gang van zaken. Alleen dát deel blijft openstaan; de goedgekeurde uren kun je gewoon factureren. Jij bent nu de klant.
Het gesprek over de uren, vóór de factuur.
De meeste discussies over een factuur gaan niet over het tarief maar over de uren. "Was dat niet inbegrepen?" of "hier hebben we het nooit over gehad" — vragen die maanden later komen, als niemand de week nog kan reconstrueren.
Laat je de urenstaat aftekenen voor je factureert, dan verplaats je dat gesprek naar het moment waarop iedereen zich het werk nog herinnert. De factuur is dan een bevestiging van iets wat al is goedgekeurd, en niet het moment waarop de discussie begint. Hoe je daarna van goedgekeurde uren een factuur maakt, staat bij uren factureren.
Het alternatief voor een gedeeltelijk akkoord — de hele urenstaat afkeuren om één regel — kost een factuurronde. Dat is het verschil tussen twee weken later betaald krijgen en gewoon op tijd.
Een urenstaat die je klant kan goedkeuren.
Je klant keurt alleen goed wat hij kan nagaan. Zet op de urenstaat minstens:
- jouw naam en die van je klant;
- de opdracht of het project, met het kenmerk of ordernummer dat je klant gebruikt;
- de periode, bijvoorbeeld een week of een maand;
- per dag of per regel de datum, het aantal uren en een korte omschrijving van het werk;
- het totaal.
Hoe preciezer de omschrijving, hoe minder vragen. "Overleg" zegt weinig; "overleg planning release 3 met het team" zegt genoeg. Spreek bij de start van de opdracht af wie mag goedkeuren: bij een grote klant is dat niet altijd je contactpersoon.
Op tijd versturen, zeven jaar bewaren.
Stuur de urenstaat zo snel mogelijk na de periode, terwijl iedereen het werk nog weet. Een factuur aan een ondernemer gaat uiterlijk de 15e van de maand na de maand waarin je het werk deed de deur uit, dus plan het akkoord ruim daarvoor. Factureer je per maand, dan stuur je de urenstaat in de eerste dagen van de nieuwe maand.
Bewaar het akkoord zoals het binnenkwam, bij de urenstaat waar het bij hoort; het kenmerk in de mail knoopt die twee aan elkaar. Urenstaten en akkoorden horen bij je administratie, en die bewaar je zeven jaar. Of een akkoord per e-mail juridisch genoeg is, staat bij akkoord per mail als bewijs.
Welke werkt, hangt af
van je klant.
De ene klant tekent anders af dan de andere. De eerste twee vragen géén account van je klant — en daar loopt goedkeuren in de praktijk meestal op stuk.
Antwoorden op de mail
Geen account Voor wieKlanten die alles per mail doen en geen extra scherm willen. Hoe het gaatJe stuurt de urenstaat als bijlage; een antwoord met "akkoord" is de goedkeuring.Beveiligde link, zonder inloggen
Geen account Voor wieKlanten die één druk op de knop willen, ook vanaf hun telefoon. Hoe het gaatDe mail bevat een link naar een pagina met de regels en twee knoppen: goedkeuren of afkeuren.Een getekende urenstaat terug
Voor wieOpdrachtgevers en bureaus die het formeel op papier willen. Hoe het gaatDe klant tekent de urenstaat (pdf of scan) en stuurt hem terug; die komt als bewijs bij de factuur.Wat een akkoord bruikbaar maakt
Een kenmerk. Een tijdstempel. De specificatie erbij. Het antwoord zelf.
Een kenmerk
Een referentie op de urenstaat waarmee je het document, de mail en de factuur later aan elkaar knoopt.Een tijdstempel
Wanneer is er goedgekeurd, en door wie.De specificatie erbij
Niet alleen een totaal, maar per dag wat er gedaan is. Dat is ook wat de Belastingdienst wil zien.Het antwoord zelf
Bewaar de reactie van je klant, niet alleen je eigen notitie dat hij akkoord was.Spreadsheet en mailtje,
of één knop.
Aftekenen is hier een voorwaarde
Er wordt niets betaald zonder goedgekeurde urenstaat, en vaak wil het bureau een eigen kenmerk of PO-nummer op het document zien. Je stuurt de urenstaat naar het bureau, naar de eindklant, of naar allebei. Het kenmerk komt terug op je factuur, zodat de administratie van je opdrachtgever de twee aan elkaar knoopt zonder jou te bellen. Meer bij werken via een bureau.
De herinnering gaat vanzelf
Uren die je hebt gemaakt maar niet kunt factureren omdat niemand op de knop drukt, zijn stil verlies. Staat een urenstaat te lang open, dan gaat er vanzelf een herinnering uit: dezelfde urenstaat, hetzelfde kenmerk. Met een wachttijd ertussen, want wie elke dag dezelfde mail krijgt gaat sneller filteren dan tekenen.
Urencriterium en Wet DBA-check
Freelance je zelf, dan telt de Uren-module je uren mee voor het urencriterium en rekent hij per opdracht een indicatie uit van het risico op schijnzelfstandigheid. Dat is geen juridisch advies, wel een overzicht dat je zelf in handen houdt.
Veelgestelde vragen
Over de prijs, aftekenen, afkeuren en wat er daarna met het akkoord gebeurt.
De Uren-module kost € 2,50 per medewerker die uren schrijft, per maand, bovenop Freeliq Boekhouding (€ 35 per maand met één administratie inbegrepen). Een team van vijf betaalt dus € 47,50 per maand; werk je alleen, dan is het € 37,50. Alle prijzen exclusief btw.
Nee. Hij keurt goed door te antwoorden op de mail of via een beveiligde link naar een pagina met twee knoppen. Geen registratie, geen wachtwoord. Dat is bewust: niemand maakt een account aan om andermans uren af te tekenen.
Ja. Je stelt per opdracht in of er een akkoord nodig is. Bij vaste klanten die op basis van vertrouwen werken sla je die stap over en factureer je de uren direct in Boekhouding.
Alleen de vorm. Bij een antwoord is de mail zelf het akkoord; bij de link wordt de keuze vastgelegd op het moment dat je klant klikt. In beide gevallen ligt vast wanneer er is goedgekeurd en door wie.
Dat blijft aan de factuur hangen. In Freeliq Boekhouding gaat het akkoord als bijlage mee met de factuur, en bij de uren blijft het bewaard: wie, wanneer en wat er is goedgekeurd.
Zo vaak als je factureert, meestal per week of per maand. Je factuur moet uiterlijk de 15e van de maand na je werk de deur uit, dus plan het akkoord daarvóór.
Voor het urencriterium tellen alle uren die je aan je onderneming besteedt, ook die je niet factureert. Een goedgekeurde urenstaat is wel sterk bewijs: niet alleen je eigen administratie, maar de bevestiging van je opdrachtgever erbij, naast je agenda en je facturen.
Laat de uren van je team online aftekenen.
De Uren-module zet je erbij in Freeliq Boekhouding, voor € 2,50 per medewerker per maand. Wat je klant aftekent, wordt daar met één klik een factuur.