De korte versie
Een akkoord per e-mail is een geldige verklaring. Het Nederlandse recht schrijft geen vorm voor: een verklaring kan mondeling, schriftelijk of per mail. En als het tot een procedure komt, mag alles als bewijs dienen, en beslist de rechter hoeveel waarde hij eraan hecht.
De vraag is dus niet óf een mail telt, maar hoe overtuigend hij is. Dat heb je grotendeels zelf in de hand.
Wat de wet zegt
Twee artikelen zijn hier van belang:
- Artikel 3:37 lid 1 Burgerlijk Wetboek. Verklaringen kunnen in elke vorm worden gedaan, tenzij de wet of een afspraak iets anders zegt. Een “akkoord” in een mail is dus net zo goed een verklaring als een handtekening onder een formulier.
- Artikel 152 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Bewijs kan door alle middelen worden geleverd, en de rechter is vrij in de waardering ervan, tenzij de wet iets anders bepaalt.
Let op het woord “afspraak”. Staat in je contract dat urenstaten getekend moeten worden, of dat ze via het systeem van je opdrachtgever moeten lopen, dan geldt dat. Lees je contract er dus op na voordat je op een mailtje vertrouwt.
Wanneer een akkoord per mail sterk staat
Een akkoord is overtuigend als achteraf niemand kan twijfelen over drie dingen:
- Wat er is goedgekeurd. Het antwoord hoort ondubbelzinnig bij één urenstaat: de urenstaat zit als bijlage in dezelfde mailwisseling, en het onderwerp of de tekst noemt de periode en een kenmerk.
- Wie het goedkeurde. Het antwoord komt van iemand die namens je opdrachtgever mag goedkeuren, vanaf zijn zakelijke adres. Spreek bij de start van de opdracht af wie dat is.
- Wat er precies staat. Je kunt het bericht laten zien zoals het binnenkwam, met datum en afzender, en niet alleen een samenvatting of een doorgestuurde versie.
Wanneer het zwakker wordt
- Een vaag antwoord. “Prima, dank je” op een mail met drie bijlagen laat ruimte voor uitleg. Vraag om een duidelijk “akkoord met de uren van [periode]” of maak het kenmerk deel van de vraag.
- Een akkoord van de verkeerde persoon. Een akkoord van iemand die niet mocht goedkeuren, staat minder sterk dan een van de afgesproken goedkeurder.
- Een urenstaat die achteraf is opgesteld. Een urenstaat die je maanden later reconstrueert en dan laat goedkeuren, wekt minder vertrouwen dan een die je wekelijks bijhoudt en direct laat goedkeuren.
- Een akkoord dat je niet meer terugvindt. Een mailbox die is opgeschoond of een account dat is opgeheven, en je bewijs is weg.
Hoe je het akkoord bewaart
Bewaar het akkoord zoals het binnenkwam: niet als schermafbeelding of een overgetypte tekst, maar het bericht zelf, met datum en afzender. Koppel het aan de urenstaat en aan de factuur waarin die uren zitten.
Je bewaart je administratie zeven jaar. Urenstaten, het akkoord en de factuur horen daarbij. Zet ze dus niet alleen in je mailbox, maar in je administratie.
Voor het urencriterium
Voor de zelfstandigenaftrek moet je aan het urencriterium voldoen: minstens 1.225 uur per jaar aan je onderneming. Je moet dat aannemelijk kunnen maken, bijvoorbeeld met een agenda, urenstaten en facturen. Goedgekeurde urenstaten zijn daarbij een goed stuk bewijs, omdat iemand anders ze heeft gezien en bevestigd.
Uren die je niet factureert, zoals acquisitie en administratie, tellen ook mee voor het urencriterium. Die keurt niemand goed, dus houd ze apart bij.
Zo werkt het in Freeliq
In de Uren-module van Freeliq Boekhouding stuur je de urenstaat per opdracht als PDF of Excel naar je opdrachtgever. Het akkoord komt binnen als antwoord op de mail, als upload van een getekend document of als tekst die je zelf plakt. Freeliq bewaart het zoals de klant het schreef, gekoppeld aan de urenstaat en zijn kenmerk.
Wil je opdrachtgever liever klikken dan mailen, dan keurt hij goed via een beveiligde link zonder account. Bij de factuur gaat het akkoord mee als bijlage naar de conceptfactuur in Freeliq Boekhouding, en zo zit het in je administratie.
Dit artikel is algemene uitleg en geen juridisch advies. Gaat het om een groot bedrag of een lopend geschil, vraag dan een jurist om mee te kijken.
Veelgestelde vragen
Ja. Een verklaring zoals een akkoord is vormvrij: hij kan schriftelijk, mondeling of per e-mail. Een handtekening is daarvoor niet nodig, tenzij je dat samen zo hebt afgesproken.
Niet vanzelf. In een procedure mag bewijs met alle middelen worden geleverd en weegt de rechter het vrij. Wat telt is vooral hoe duidelijk het is wat er is goedgekeurd en door wie.
Laat het oorspronkelijke bericht zien, met de urenstaat waar het bij hoort: datum, afzender, het kenmerk en de tekst zoals hij hem schreef. Hoe vollediger en ongewijzigder je dat hebt bewaard, hoe sterker je staat.
Het is een deel van het bewijs. Voor het urencriterium maak je aannemelijk dat je genoeg uren aan je onderneming besteedde, met bijvoorbeeld je agenda, urenstaten en facturen. Goedgekeurde urenstaten maken dat sterker.
Zeven jaar, net als de rest van je administratie. Bewaar het bij de urenstaat en de factuur.
Bronnen
- art. 3:37 lid 1 BW (een verklaring is vormvrij)Geraadpleegd op 31 oktober 2026
- art. 152 Rv (bewijs door alle middelen, vrije waardering door de rechter)Geraadpleegd op 31 oktober 2026
- Belastingdienst: Urencriterium (1.225 uur, aannemelijk maken met agenda, offertes, urenstaten en facturen)Geraadpleegd op 31 oktober 2026
- art. 3.6 Wet IB 2001Geraadpleegd op 31 oktober 2026
- art. 52 lid 4 AWR (bewaarplicht 7 jaar)Geraadpleegd op 31 oktober 2026
Getoetst tegen het bronnenregister van Freeliq op 31 oktober 2026. Regels en bedragen veranderen per jaar; kijk voor je aangifte altijd op belastingdienst.nl of vraag je boekhouder. Aan deze pagina kun je geen rechten ontlenen.