Jaarafsluiting: de checklist voor je eenmanszaak

Waarom een jaarafsluiting

Gedurende het jaar boek je facturen, bonnen en bankmutaties. Bij de jaarafsluiting controleer je of alles erin staat, boek je wat alleen aan het eind van het jaar kan, en stel je de winst vast. Die winst is de basis voor je aangifte inkomstenbelasting.

Neem de stappen in deze volgorde. Elke stap bouwt op de vorige.

1. Bank en kas aansluiten

Controleer of het saldo van elke zakelijke rekening in je boekhouding op 31 december gelijk is aan het bankafschrift. Zijn alle transacties verwerkt? Een verschil betekent bijna altijd een ontbrekende of dubbele boeking. Doe hetzelfde voor de kas als je contant geld ontvangt.

2. Open posten nalopen

Loop de facturen na die nog openstaan, bij klanten en bij leveranciers. Is een factuur betaald maar nog niet afgeletterd, dan klopt je overzicht niet. Een factuur die je klant niet meer gaat betalen, boek je af. De btw daarop krijg je terug: uiterlijk een jaar na de vervaldatum geldt de vordering als oninbaar.

3. De laatste btw-aangifte

Doe de btw-aangifte over het laatste tijdvak en controleer of de btw-rekeningen in je boekhouding daarna op nul staan, op het afrondingsverschil na. In de aangifte rond je af op hele euro’s, in jouw voordeel. Vind je een fout in een eerdere periode, dan herstel je die met een suppletie.

4. Afschrijvingen boeken

Schrijf je bedrijfsmiddelen af tot en met 31 december. Fiscaal mag je per jaar hooguit 20% van de aanschafwaarde afschrijven, met uitzonderingen zoals gebouwen en goodwill. Heb je in je boekhouding sneller afgeschreven, dan tel je het verschil in de aangifte bij.

5. Investeringen en de KIA

Zet de investeringen van het jaar op een rij. Bedrijfsmiddelen vanaf € 450 tellen mee voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Lees in het artikel over de KIA hoe de staffel werkt.

6. Privé en zakelijk scheiden

Controleer of er geen privé-uitgaven als kosten zijn geboekt, en andersom. Twee posten verdienen aandacht:

• Gemengde kosten, zoals eten en drinken en representatie. Met de 80%-regeling tel je 80% wel af en wordt de rest bijgeteld.
• Zakelijke kilometers met je eigen auto. Die trek je af tegen een vast bedrag per kilometer, in 2026 € 0,25. Boek ze als kosten tegen privé.

7. Het urencriterium

Tel je uren over het jaar. Werk je minstens 1.225 uur aan je onderneming, dan voldoe je aan het urencriterium. Ook uren voor acquisitie en administratie tellen mee. Je moet het aannemelijk kunnen maken, bijvoorbeeld met een agenda, urenstaten en facturen.

8. De ondernemersaftrek

Voldoe je aan het urencriterium, dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek: € 1.200 in 2026. In je eerste jaren als ondernemer kan daar de startersaftrek van € 2.123 bij komen. Heb je op 1 januari de AOW-leeftijd, dan krijg je van beide de helft.

Over de winst na ondernemersaftrek krijg je de MKB-winstvrijstelling van 12,7%. Die geldt ook als je niet aan het urencriterium voldoet.

9. Het boekjaar afsluiten

Als alles klopt, sluit je het boekjaar af. Daarmee breng je het resultaat naar je eigen vermogen en zet je het jaar op slot, zodat er niets meer in verandert. Geef je boekhouder een auditfile als hij de aangifte voor je doet: dat is een standaardbestand dat elk boekhoudpakket kan lezen.

10. Bewaren

Je bewaart je administratie zeven jaar: de boekhouding en de stukken die erbij horen, zoals facturen, bonnen, bankafschriften, contracten en urenstaten.

Zo werkt het in Freeliq Boekhouding

In Freeliq Boekhouding:

• controleert Freeliq bij het inlezen van een bankafschrift of het saldo sluit;
• worden afschrijvingen elke maand automatisch geboekt, ook bij het afsluiten van het jaar;
• zie je in de activastaat de investeringen vanaf € 450;
• boek je de kilometers uit de Uren-module als één post per periode;
• geeft de fiscale schatting een beeld van je inkomstenbelasting, met de KIA, de ondernemersaftrek en de MKB-winstvrijstelling;
• sluit je het boekjaar af met een afsluitpost, en heropen je het met een tegenboeking als het moet;
• exporteer je de auditfile (XAF) en de RGS-brugstaat voor je boekhouder.

De fiscale schatting is een overzicht, geen aangifte. Een gearchiveerde administratie blijft bewaard tot en met 31 december van het archiveringsjaar plus zeven.

Veelgestelde vragen