Kilometerregistratie: ritten invoeren en doorbelasten
Elke rit terug te vinden.
Een kilometerregistratie dient twee doelen die vaak door elkaar lopen: de aftrek in je eigen administratie, en doorbelasten aan je klant. Met de Uren-module leg je ritten vast van adres naar adres, belast je ze door op dezelfde factuur als je uren en houd je apart wat je zelf aftrekt.
Een rit van Utrecht naar Zwolle met de berekende afstand, een factuurregel voor doorbelaste kilometers en een overzicht van zakelijke kilometers voor de aftrek.
- Uren-module 01 / 05
Leg de rit vast op het moment zelf.
Datum, begin- en eindadres, zakelijk of privé, en voor welke opdracht. Achteraf reconstrueren uit een agenda is precies waar het misgaat.
- Uren-module 02 / 05
De afstand rekent zich uit.
Van adres naar adres. Reed je om, dan vul je de afstand zelf in; een retourrit tel je in één regel.
- Uren-module 03 / 05
Doorbelasten is een afspraak.
Het bedrag per kilometer dat je met je klant afspreekt staat los van wat je zelf aftrekt, en is per rit aan te passen.
- Uren-module 04 / 05
Op dezelfde factuur als je uren.
Een doorbelaste rit gaat mee naar Te factureren en wordt gemarkeerd, zodat hij niet nog eens op een factuur belandt.
- Freeliq Boekhouding 05 / 05
Omzet hier, kosten daar.
Doorbelaste kilometers zijn omzet en komen op de conceptfactuur in Boekhouding. De aftrek is een kostenpost en hoort niet op een factuur.
Een rit moet je achteraf kunnen plaatsen.
Per rit leg je vast: de datum, het begin- en eindadres, het aantal kilometers, of de rit zakelijk of privé was, en waar hij voor was — welke opdracht of klant.
Het gaat om herleidbaarheid. "120 km, klantbezoek" is niet te plaatsen; "12 maart, Utrecht → Zwolle, 87 km, zakelijk, opdracht Van Dijk" wel. Leg het vast op het moment zelf, op je telefoon: de rit die je onderweg niet noteerde omdat je geen laptop bij je had, is omzet die je niet factureert.
Dat bepaalt welke aftrek geldt.
Rijd je zakelijk in je eigen auto, dan trek je in 2026 € 0,25 per zakelijke kilometer van je winst af. Dat bedrag dekt álle kosten van die kilometers: brandstof of stroom, verzekering, onderhoud, tol en parkeren. Die trek je er niet nog eens apart bij af — de fout die het vaakst gemaakt wordt. Let op het jaartal: in 2025 was het € 0,23.
Staat de auto op de zaak, dan werkt het omgekeerd: je trekt de werkelijke kosten af en de vaste kilometervergoeding is niet aan de orde. Voor privégebruik krijg je dan met een bijtelling te maken, en je rittenregistratie dient om aan te tonen hoeveel er privé is gereden. Bijtellingspercentages en de precieze voorwaarden staan bij de Belastingdienst en bewust niet hier.
Rijd je elektrisch, dan komt dezelfde tweedeling terug bij het laden: eigen auto, dan zit de stroom in de kilometervergoeding; auto van de zaak, dan zijn de werkelijke laadkosten je aftrekpost. Het een of het ander, nooit allebei.
Doorbelasten is omzet, aftrek is kosten.
Doorbelaste kilometers zijn omzet: ze komen als regel op dezelfde conceptfactuur als je uren, in Freeliq Boekhouding — zie uren factureren. De aftrek gaat niet via een factuur; het is een kostenpost in je eigen administratie, met je rittenregistratie als onderbouwing. Wat er per kwartaal verder voor je btw-aangifte op een rij moet, staat bij btw-kwartaal voorbereiden.
Eén registratie,
drie toepassingen.
Dezelfde rit dient voor je klant, voor je eigen aftrek en als bewijs. Daarom leg je hem één keer goed vast.
Doorbelasten aan je klant
Omzet Voor wieRitten die je met je klant hebt afgesproken. Hoe het gaatKilometers × het afgesproken tarief, als regel op dezelfde factuur als je uren.Aftrek met een eigen auto
Voor wieZakelijke kilometers in een auto die van jou is. Hoe het gaatDe kilometervergoeding per zakelijke kilometer; je registratie is de onderbouwing.Privégebruik aantonen
Voor wieEen auto die op de zaak staat. Hoe het gaatDe registratie laat zien hoeveel er privé is gereden; de werkelijke kosten zijn de aftrek.Wat een rit bruikbaar maakt
Een datum. Twee adressen. De afstand. Waar hij voor was.
Een datum
Op de dag zelf vastgelegd, niet achteraf uit een agenda.Twee adressen
Begin en eind, zodat de rit te herleiden is.De afstand
Berekend van adres naar adres; aan te passen als je anders reed.Waar hij voor was
Welke opdracht of klant — en of hij al is doorbelast.Een spreadsheet,
of op de rit zelf.
Doorbelast is doorbelast
Een rit die je hebt doorbelast wordt gemarkeerd, zodat hij niet per ongeluk op een tweede factuur belandt. Welke ritten nog openstaan, zie je per opdracht.
De urenstaat gaat over uren
Een urenstaat die je ter goedkeuring naar je klant stuurt, gaat over uren. Kilometers doorbelasten is een aparte regel op de factuur. Hoe aftekenen werkt staat bij uren laten aftekenen.
Ritten per medewerker
Iedere medewerker legt zijn eigen ritten vast, per opdracht. Zie ook bedrijf met medewerkers.
Veelgestelde vragen
Over wat je vastlegt, de kilometervergoeding en doorbelasten.
Per rit de datum, het begin- en eindadres, het aantal kilometers, of de rit zakelijk of privé was en waar hij voor was. Het gaat om herleidbaarheid: een rit moet achteraf te plaatsen zijn.
Rijd je zakelijk in je eigen auto, dan is dat in 2026 € 0,25 per zakelijke kilometer; in 2025 was het € 0,23. Daarin zitten alle kosten van die kilometers, dus brandstof, verzekering, tol en parkeren trek je niet apart af. Kijk het bedrag na bij de Belastingdienst voor het jaar van je aangifte.
Ja. Wat je doorbelast is een afspraak met je klant en staat los van je aftrek. Het tarief staat standaard op € 0,25 en is per rit aan te passen.
Ja. Doorbelaste ritten gaan mee naar Te factureren en worden met je uren één conceptfactuur in Freeliq Boekhouding.
Ritten horen bij de Uren-module: € 2,50 per medewerker per maand, bovenop Freeliq Boekhouding (€ 35 per maand). Alle prijzen exclusief btw.
Het bedrag van € 0,25 per zakelijke kilometer voor 2026 is op 15 augustus 2026 nagekeken bij de Belastingdienst ("Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026"); in 2025 was het € 0,23. Bijtellingspercentages en de precieze eisen aan een rittenregistratie staan daar ook en bewust niet hier. Tarieven en regels wijzigen per jaar; raadpleeg voor je aangifte belastingdienst.nl of je boekhouder. Aan deze pagina kun je geen rechten ontlenen.
Leg je ritten vast naast je uren.
Van adres naar adres, doorbelast op dezelfde factuur in Freeliq Boekhouding en nooit twee keer. € 2,50 per medewerker per maand.