Urenregistratie als coach of therapeut

Hoe je in dit vak afrekent

Per sessie, tegen een vast bedrag, soms in een traject of op een strippenkaart. De klok doet er voor de klant niet toe: een sessie van vijftig minuten en een van zeventig kosten hetzelfde, en dat is de bedoeling.

Het schuurt bij de randen. Een afzegging binnen vierentwintig uur, een sessie die halverwege stopt, een intake die langer duurt dan gepland. Wat je daarvoor rekent staat in je voorwaarden; of je het ook fáctureert hangt ervan af of je het hebt vastgelegd op de dag zelf.

Aan wie je je uren verantwoordt

Meestal aan niemand — je klant is een particulier en die tekent geen urenstaat af. Dat maakt de registratie eerder een zaak van jezelf dan van bewijs richting een opdrachtgever.

Behalve wanneer een werkgever betaalt voor het traject van een medewerker. Dan is er wél een derde partij die wil zien wat er is geleverd, in sessies en data, zonder inhoudelijke details. Dat is een specificatie die je niet uit je agenda schudt.

En er is de Belastingdienst. Het urencriterium telt uren, niet sessies — inclusief voorbereiding, administratie en scholing. Wie alleen sessies bijhoudt, telt zichzelf structureel te laag.

Welk bewijs je wilt hebben als het misgaat

Een registratie waarin een sessie een sessie is en de tijd eromheen ook meetelt. Twee tellers uit dezelfde vastlegging: wat je factureert, en wat je hebt gewerkt.

Voor een zakelijke opdrachtgever een overzicht van geleverde sessies met datum, zonder dat er inhoud in staat. Dat is een ander document dan je eigen aantekeningen, en het hoort ook een ander document te zijn.

Wat Freeliq hiervoor doet

• Sessies vastleggen als eenheid met een vast bedrag, naast losse uren voor voorbereiding en administratie
• Alles meetellen voor je eigen urenoverzicht, ook wat je niet factureert
• Een specificatie per periode meesturen met de factuur wanneer een werkgever betaalt
• Een uitdraai maken over een periode, voor je aangifte of je boekhouder