Urenregistratie als freelance ontwerper

Hoe je in dit vak afrekent

Meestal per project, tegen een vaste prijs die je vooraf hebt ingeschat. Soms per uur voor doorlopend werk. De combinatie komt het vaakst voor: een vast bedrag voor het afgesproken werk, en uren voor alles daarbuiten.

Dat 'alles daarbuiten' is waar het geld weglekt. Niet in één grote post, maar in een kwartier hier en een middag daar, verspreid over weken. Wie daar geen registratie van heeft, kan meerwerk alleen achteraf schatten — en een schatting achteraf verlies je van een klant die zich er niets van herinnert.

Aan wie je je uren verantwoordt

Aan de klant, en dat is een ander gesprek dan bij een intermediair. Er is geen portaal en geen formulier; er is een verwachting, en die is bij de klant vaak ruimer dan bij jou. Niemand tekent hier een urenstaat af aan het eind van de maand.

Wat je dus nodig hebt is niet een goedkeuringsproces maar een moment: akkoord op meerwerk vóórdat je het doet, kort en schriftelijk. Een uur dat is goedgekeurd voordat het gemaakt werd, is geen discussie meer.

Welk bewijs je wilt hebben als het misgaat

Voor de klant: waar de tijd aan is besteed, per onderdeel, in taal die hij herkent. 'Revisieronde 3 — huisstijl' zegt iets. 'Ontwerpwerk, 6 uur' nodigt uit tot onderhandelen.

Voor jezelf: wat een project werkelijk kostte. Twee opdrachten voor dezelfde prijs kunnen een factor twee in uren schelen, en dat weet je pas als je het hebt bijgehouden. Dat is geen administratie maar de basis onder je volgende offerte.

Wat Freeliq hiervoor doet

• Uren per project vastleggen, ook als je voor een vaste prijs werkt — de registratie loopt los van wat je factureert
• Meerwerk apart bijhouden en als eigen post op de factuur zetten, met de omschrijving erbij
• Akkoord vragen op een urenstaat via een link zonder account, zodat je klant er niet voor hoeft in te loggen
• Terugkijken wat een project aan uren kostte, zodat je volgende inschatting op iets berust